Koffiebranderij UCC Coffee werkt thuis met hulp van Solipsis Managed Services

Grote kans dat uw dagelijkse kop koffie geproduceerd is in het hoge Noorden van ons land. In Bolsward om precies te zijn, waar de fabriek staat van internationale koffieleverancier UCC Coffee Europe. De koffie wordt white label geleverd aan toonaangevende winkelketens en retailers, bekende merken en bedrijven in de voedingsindustrie in Nederland en daarbuiten in Europa. Voor de ruim vijftig kantoormedewerkers richtte Solipsis Managed Services de thuiswerkplek in vanwege de coronacrisis.

De samenwerking met Solipsis gaat maar liefst 20 jaar terug; zo zorgde Solipsis in 2015 voor de complete IT-migratie toen de vestiging in Den Bosch sloot en verhuisde naar Bolsward. Het Japanse UCC Coffee heeft in Londen het Europese hoofdkantoor en vanuit Genève worden centraal de beste bonen ingekocht. Ook staan er fabrieken in Spanje en Frankrijk; deze fabrieken draaien nu door de coronacrisis niet volop en krijgen hulp in de productie vanuit Bolsward.

Volgens Erik Venema, sinds januari 2020 IT Service Manager bij UCC Coffee, is de rol van IT binnen UCC Coffee enorm. “Het hele proces van aansturing van de fabriek, van de branderij, van verpakken, de hele logistiek; alles wordt ondersteund door IT. Al onze processen zijn werkorder-gestuurd. De opdrachten voor al die processen komen allemaal vanuit onze IT-systemen. Als men geen opdracht ontvangt, valt het werk stil.”

Probleemloos thuis aan de slag

De uitbraak van het coronavirus baarde Venema wel enige zorgen. “De kantoormedewerkers kunnen locatie-onafhankelijk werken, omdat onze systemen voor een groot deel in het computercentrum in Waalwijk staan. Maar toen ineens vijftig kantoormedewerkers vanaf hun thuiswerkplek in het systeem moesten kunnen, rees de vraag of het systeem dit wel aan kon.”

Gelukkig kon UCC Coffee een beroep doen op vaste IT-partner Solipsis om de IT-omgeving thuiswerk-proof in te richten en te testen. “Die testen draaiden we op vrijdagavond en al snel was duidelijk dat het werkte. We konden binnen no-time het startsein geven aan onze mensen dat ze konden inloggen; het was letterlijk met één druk op een link vanaf de thuis-pc opstarten. Iedereen was die maandagochtend vanaf zijn eigen thuiswerkplek operationeel en had toegang tot de mailboxen en het hart van onze organisatie, het ERP-systeem. Vanaf alle digitale werkplekken zijn onze applicaties en informatie op een veilige manier beschikbaar en toegankelijk. Tot nu toe verloopt de nieuwe manier van werken zonder problemen. Onze beschikbaarheid is ook nu onveranderd. Wie vanuit huis voor zijn werkzaamheden ons systeem in moet, kan dat dankzij Solipsis. Gelukkig draait ook de fabriek door, dus UCC Coffee kan gewoon doorgaan met produceren.”

Uit de brand geholpen

Het enige dat voor een kleine technische hobbel zorgde, was de werking van de samenwerkingstools Skype en Teams in de cloud-omgeving. “Een euvel waarvoor de oplossingen beperkt zijn, zelfs voor Solipsis”, lacht Venema. “We hebben daardoor de tools zelf moeten installeren op de privé-apparatuur. Technisch hebben we dit euvel niet verder willen uitdiepen, mede omdat we als organisatie een nieuwe fase ingaan waarbij Microsoft 365 Europees wordt uitgerold. We zijn tevreden zoals het nu gaat. De samenwerking verloopt prettig. In normale omstandigheden hebben we maandelijks overleg met de vaste accountmanager en praten wij elkaar bij over de stand van zaken van bijvoorbeeld de technische applicaties. Maar zeker ook nu in een acute situatie als de coronacrisis heeft Solipsis ons enorm uit de brand geholpen. ”


Neem contact met mij op.