Wissenraet Van Spaendonck

Wissenraet Van Spaendonck is in Nederland toonaangevend in het projectmanagement en de ondersteuning aan ruim honderd verenigingen en stichtingen. Disruptie verandert iedere business, maar de verschillende industrieën staan op verschillende treden van de digitale disruptieladder. Vermeulen: “De branche professional services, waartoe ook Wissenraet behoort, bevindt zich nog redelijk onderaan op deze ladder. En dat klopt ook wel: tot drie jaar geleden gingen onze secretarissen nog met pen en blocnote naar een bestuursvergadering om te notuleren. Dit werd vervolgens op kantoor uitgewerkt en rondgestuurd naar de bestuursleden. Als Wissenraet Van Spaendonck ook de volgende honderd jaar succesvol wil blijven, dan is verandering noodzakelijk en moeten we vol inzetten op digitale transitie.”

Uitgangspunten digitale transitie

Wissenraet is gestart met een Leanmanagementtraject en heeft op basis hiervan een aantal uitgangspunten gedefinieerd. Vermeulen: “Bovenaan deze lijst staat dat alles naar de cloud moet. Twee jaar geleden hebben we samen met Solipsis al een transformatie naar de cloud gemaakt door alles vanuit ons kantoor in Tilburg over te zetten naar een private cloud in het datacenter in Waalwijk. Nu gaan we een stap verder en trekken we het door naar
de cloudoplossing van de leveranciers van onze softwareoplossingen. Uiteraard AVG-proof en conform alle eisen rondom security. Andere uitgangspunten zijn maximale selfservice voor klanten, eenvoudig op te leveren en reproduceerbare rapporten en dashboards, een geïntegreerde
oplossing, geen maatwerk en koppelbare ‘point-solutions’

Vier pijlers

De ICT-architectuur die Wissenraet Van Spaendonck hiervoor in gedachten heeft, bestaat uit vier pijlers:
verenigingsmanagement, werkplekautomatisering, websites en financieel/administratief. Daarbij is het noodzakelijk dat alle informatie met elkaar gekoppeld kan worden. “We willen dit allemaal aan elkaar koppelen met daaromheen de zogenaamde point-solutions”, aldus Vermeulen.

Werkplekautomatisering

Inmiddels zijn de keuzes gemaakt om de pijlers in te vullen. Solipsis is zowel technisch als functioneel verantwoordelijk voor de pijler werkplekautomatisering. Onlangs is Office365 technisch geïnstalleerd en is de mail overgezet naar de cloud. Vermeulen: “De volgende stap is nu functioneel gebruik te maken van overige mogelijkheden die er qua kantoorautomatisering zijn, denk aan Microsoft Teams, OneNote en Skype for Business. Dit gebeurt samen met Solipsis die de functionele begeleiding van onze mensen voor zijn rekening neemt. Bovendien spelen zij een belangrijke rol als het gaat om incidenten en wijzigingen. Hun call managementsysteem bewaakt alle openstaande incidenten en wijzigingen.”

Meer focus op de klant

Het streven van Wissenraet Van Spaendonck is dat medewerkers niet meer bezig zijn met Office365 of een boekhoudpakket. Vermeulen: “De focus moet komen te liggen op de klant. De grote uitdaging is om ook onze medewerkers in dit adoptieproces mee te nemen. Want het is totaal anders werken. Van pc aan/pc uit en mailtjes afhandelen naar focus op en werken vanuit de klant. Daarom is het zo belangrijk dat medewerkers deelgenoot
zijn van dit digitale transformatieproces. We hebben een aantal key users aangewezen die betrokken zijn bij de selectie, het testen van nieuwe applicaties en de uitwerking van nieuwe functionaliteiten.”

Projectindeling in ‘sprints’

De transitie van pen en papier naar de digitale wereld gebeurt stapsgewijs. Projecten worden opgedeeld in kleine stukken, zogenaamde ‘sprints’. “Stap voor stap wordt gedefinieerd wat er in de eerste sprint zit”, legt Vermeulen uit. “Wat gaan we testen, hoe gaan we het uitvoeren
en dan verder naar de volgende sprint. Zo bepaalt de organisatie zelf de snelheid van de digitale transitie. Dit
doen we samen met Solipsis.”

Toekomst zelf bepalen

Wissenraet Van Spaendonck realiseert zich dat in de toekomst (rond 2025) ondernemers geen behoefte meer hebben aan traditionele top down gefaciliteerde samenwerkingsverbanden. Vermeulen: “Onze digitale transitie moet leiden tot een platform met nieuwe producten en diensten. Het gaat om een mix van traditionele ondersteuning (services/consultancy) met een reeks ICTproducten die processen straight through afhandelen, selfservice voorzieningen bieden en voor zowel de collectiviteit zelf als de achterban (bijvoorbeeld ondernemers) relevant zijn. Zo kunnen verenigingen zelf bepalen hoe hun wereld eruitziet en waar ze naartoe willen.”


klant: Wissenraet Van Spaendonck
branche: zakelijke dienstverlening
uitdaging: volledige digitale transitie
oplossing: technische en functionele implementatie en support rondom Office365
voordelen:

  • 24/7 support
  • proactief advies
  • Efficiëntere processen en werkwijzen

www.vanspaendonck-wispa.nl


Neem contact met mij op.