Labels op documenten waren er al. Nieuw is dat Microsoft die regels strenger toepast, ook op functies die meelezen in je bestanden.

Werk je met een gevoelig Word-, Excel- of PowerPoint-bestand? Dan kan je organisatie hiervoor een gevoeligheidslabel gebruiken. Zo’n label bepaalt bijvoorbeeld wie het bestand mag openen, delen of gebruiken. Microsoft zorgt er nu voor dat deze regels beter worden gevolgd. Dit geldt ook voor Microsoft-functies die inhoud uit je bestanden kunnen gebruiken, zoals Copilot of zoeken binnen Microsoft 365. Staat in het label dat de inhoud niet automatisch mag worden gebruikt voor analyse? Dan mag Copilot die inhoud ook niet zomaar meenemen in antwoorden.

Hoe pas je zo’n label toe? Open het bestand in Word, Excel of PowerPoint. Ga in het lint naar Start en kies Gevoeligheid. Selecteer daarna het label dat past bij de inhoud, bijvoorbeeld intern, vertrouwelijk of openbaar. Sla het bestand daarna op. Het label blijft bij het bestand horen, ook als je het later deelt of op een andere plek opent.

Voorbeeld met Copilot: Je werkt aan een vertrouwelijk Excel-bestand met financiële cijfers. Vraag je Copilot later om een samenvatting van financiële documenten, dan kan het zijn dat dit bestand niet wordt meegenomen in het antwoord. Je merkt dan dat Copilot minder details geeft of aangeeft dat bepaalde informatie niet beschikbaar is. Dat komt doordat het gevoeligheidslabel de inhoud beschermt.

Wat betekent dit voor jou?

• Veiliger werken met gevoelige bestanden: gelabelde documenten worden beter beschermd tegen automatische analyse.
• Minder twijfel bij vertrouwelijke content: je ziet dat bestaande labelinstellingen sterker worden toegepast.
• Geen extra stappen nodig: de werking volgt de bestaande labels die je organisatie al gebruikt.