Samenvatting

Waarom Teams en SharePoint vaak minder opleveren dan je verwacht

Teams staat vaak al klaar en SharePoint is technisch ingericht, maar daarmee ben je er nog niet. In de praktijk ontstaan er verschillende manieren van werken naast elkaar, waardoor mensen gaan zoeken, kopiëren en opnieuw uitvinden. Dat kost tijd, veroorzaakt fouten en maakt samenwerken zwaarder dan nodig. Het gevolg is dat de tools wel gebruikt worden, maar niet op de manier die productiviteit oplevert.

De grootste rem zit meestal niet in de technologie, maar in gedrag en gewoontes. Mensen kiezen voor wat ze kennen, zeker als de nieuwe werkwijze niet duidelijk is of niet logisch voelt. Dan wordt Teams een chattool en blijft SharePoint “iets van IT”, terwijl het juist de basis kan zijn voor structuur en vindbaarheid. Zonder eigenaarschap en afspraken blijft het bij een verzameling functies in plaats van een werkbare standaard.

Als ondernemer wil je vooral zekerheid: waar verlies je nu tijd, en wat levert verbetering op. Alleen tips over knoppen en instellingen brengen je dan niet verder. Je hebt een vertrekpunt nodig dat laat zien wat er echt gebeurt in het werk, en welke verandering haalbaar is. Daar begint adoptie, niet bij het perfectioneren van een inrichting.

Nulmeting Adoptie voor Teams en SharePoint als vertrekpunt

De Nulmeting Adoptie voor Teams en SharePoint is bedoeld als helder startpunt, niet als technisch onderzoek. Het doel is zicht krijgen op hoe mensen werken, waar ze vastlopen en welke afspraken ontbreken. In de whitepaper wordt adoptie neergezet als het realiseren van echte meerwaarde in dagelijks werk, en dat vraagt meer dan een eenmalige training. Met een nulmeting maak je die meerwaarde concreet en meetbaar.

Solipsis start adoptietrajecten met twee korte nulmetingen: één bij eindgebruikers en één bij de IT-contactpersoon met helikopterview. Die combinatie is belangrijk, omdat je anders óf alleen meningen hoort óf alleen technische aannames ziet. Door de resultaten naast elkaar te leggen, wordt zichtbaar waar verwachtingen en werkelijkheid uit elkaar lopen. Zo voorkom je dat je investeert in de verkeerde oplossing.

De uitkomst is geen dik rapport, maar praktisch advies waar je direct mee verder kunt. Je krijgt een overzicht van kansen, fricties en concrete vervolgstappen die passen bij jullie context. Dat maakt het ook makkelijker om intern draagvlak te krijgen, omdat je niet hoeft te overtuigen met gevoel. Je laat zien wat er speelt en waarom actie nodig is.

Wat je precies meet: vaardigheden, gebruik en frictie

Adoptie begint bij mensen, dus je wilt weten hoe digitaal vaardig de organisatie nu is. De nulmeting bij eindgebruikers geeft inzicht in digitale vaardigheden én in hoe mensen het liefst leren. Dat is essentieel, want een organisatie met veel doeners vraagt een andere aanpak dan een organisatie die eerst zekerheid wil. Je voorkomt hiermee dat je een training uitrolt die niemand afmaakt of onthoudt.

Daarnaast kijk je naar het daadwerkelijke gebruik van Teams en SharePoint in de dagelijkse praktijk. Niet alleen of iemand kan inloggen, maar hoe documenten worden opgeslagen, hoe kanalen worden gebruikt en waar informatie “verdwijnt”. In veel organisaties zitten de problemen in kleine keuzes die zich opstapelen, zoals bestanden in chat, in persoonlijke OneDrive-mappen en in verschillende Teams tegelijk. Dan ontstaat onrust, zelfs als iedereen goede bedoelingen heeft.

De belangrijkste laag is de frictie tussen gedrag, werkwijze en inrichting. Denk aan een Teams-structuur die logisch lijkt voor IT, maar niet aansluit op hoe afdelingen samenwerken. Of een SharePoint-opzet zonder metadata, waardoor zoeken vooral gokken is. Door die frictie expliciet te maken, weet je waar je moet ingrijpen: in afspraken, in begeleiding, of in de inrichting.

Van inzicht naar werkafspraken die echt werken

Als je weet waar de winst zit, kun je het vertalen naar heldere werkafspraken. In de whitepaper wordt dit expliciet genoemd als stap waarin technische inrichting wordt omgezet naar afspraken over bijvoorbeeld Teams aanmaken, documentopslag en metadata. Dat is precies waar veel organisaties nu “los” gaan, omdat niemand het eigenaarschap pakt. Werkafspraken maken samenwerking voorspelbaar en daarmee sneller.

Goede werkafspraken zijn niet bedoeld om mensen te beperken, maar om ruis weg te nemen. Als iedereen weet waar een document hoort, voorkom je dubbele versies en zoekwerk. Als duidelijk is wanneer je chat gebruikt en wanneer je een kanaal gebruikt, wordt informatie vindbaar en overdraagbaar. En als je afspreekt hoe je naamgeving en structuur aanpakt, kunnen nieuwe collega’s veel sneller instappen.

De toepassing zit in het klein beginnen en slim opschalen. Je hoeft niet alles in één keer te standaardiseren, maar je moet wel kiezen wat “de standaard” wordt. Start met een paar afspraken die de meeste frustratie wegnemen, en maak ze zichtbaar in de tools zelf. Vervolgens borg je ze met korte reminders en ondersteuning, zodat het niet terugvalt naar het oude gedrag.

De ADKAR-aanpak: zo landt nieuw samenwerken wél

Adoptie werkt pas als mensen begrijpen waarom het waardevol is en het ook willen. Solipsis gebruikt hiervoor het ADKAR-model: Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Dat model is handig omdat het je dwingt om verder te kijken dan “we geven een training”. Je pakt bewustwording, motivatie, vaardigheid en borging als één geheel aan.

In de praktijk zie je vaak dat organisaties te snel naar Knowledge gaan, dus meteen uitleg geven over functies. Terwijl veel weerstand eigenlijk zit in Desire: “wat levert het mij op” en “waarom moet dit anders”. In de whitepaper wordt dit concreet gemaakt met opbrengsten zoals tijdwinst, gemak en minder fouten. Als je dat niet vertaalt naar iemands werkdag, blijft Teams iets extra’s in plaats van de nieuwe basis.

De toepassing is dat je per fase een passende interventie kiest. Bij Awareness en Desire hoort duidelijke communicatie over wat er verandert en wat het oplevert. Bij Knowledge en Ability hoort oefenen in de eigen context, met voorbeelden die passen bij jullie Teams- en SharePoint-inrichting. En bij Reinforcement hoort herhaling, korte opfrismomenten en ondersteuning zodat het gedrag blijft.

Borging: key users, microlearning en opnieuw meten

Borging vraagt om mensen in de organisatie die het nieuwe werken helpen dragen. In de whitepaper worden key users genoemd als cruciale sleutelfiguren die collega’s op weg helpen, vragen beantwoorden en enthousiasme creëren. Dat werkt omdat adoptie niet alleen top-down is. Je wilt lokale aanjagers die de praktijk snappen en snel kunnen bijsturen.

Daarnaast helpt het als leren laagdrempelig beschikbaar is op het moment dat iemand het nodig heeft. Solipsis Learn is in de whitepaper beschreven als een manier om digitale vaardigheden structureel te verbeteren vanuit Teams, met korte video’s, tips op maat en interactieve content. Dat past goed bij organisaties waar tijd schaars is en niemand zin heeft in lange klassikale sessies. Je maakt leren onderdeel van het werk in plaats van iets ernaast.

Tot slot wil je kunnen aantonen dat het beter gaat, anders wordt adoptie een eindeloze discussie. Daarom wordt ook een Productivity Quickscan genoemd om later opnieuw te meten en de resultaten naast de nulmeting te leggen. Zo maak je vooruitgang zichtbaar en weet je of je vervolgstappen nodig hebt. Dat geeft ondernemers grip: je stuurt op effect, niet op aannames.