Wil je data, of wil je inzicht?

Met Microsoft Power BI kun je data combineren, snel en efficiënt analyseren en visualiseren. Zo kunnen we platte data veranderen in waardevolle inzichten. Met behulp van een eenvoudig dashboard, interactief rapport of een heldere visualisatie zie je direct wat je wilt weten. Zodat je op tijd aanstuurt, bijstuurt en gefundeerde beslissingen kunt nemen. Rolf Kruitwagen, Cloud Consultant bij Solipsis, neemt ons mee in zijn wereld waarin data tot leven wordt gebracht.

Gegevens koppelen

Met Power BI kun je meerdere pakketten raadplegen om bedrijfsdata op te halen. Je bent niet meer beperkt tot alléén de informatie uit een boekhoudpakket, maar je kunt die gegevens koppelen aan informatie van een website, uit een Excel-bestand, een CRM-database of welke andere data er maar vastgelegd worden door een organisatie. Hierbij kun je natuurlijk denken aan financiële gegevens; de sales in verschillende productcategorieën, een liquiditeitsprognose of de marges op producten. Maar ook kun je inzicht krijgen in welke debiteuren vaak te laat betalen, in de performance van je medewerkers door hun gewerkte uren en de opbrengst van die uren in kaart te brengen, of het ziekte- en verlofverzuim te analyseren.

Rinkelende bellen en wapperende vlaggen

Die rapportages kun je ook inzetten om een signaleringssysteem op te zetten waarmee organisaties meer controle krijgen. Zo kan er – automatisch – een mail verstuurd worden als de debiteurenstand hoger is dan bedrag x, of als de marge op product y onder de 20% komt. Natuurlijk kun je ook handmatig allerlei dingen controleren, maar het is natuurlijk handiger wanneer die controle vóór je wordt gedaan. Hoor je niets, gaat alles goed. Gebeurt er iets dat niet de bedoeling is, dan gaat er ergens een bel rinkelen of een vlag wapperen. Dat kan middels een mail, maar je kunt bijvoorbeeld ook met een bepaalde regelmaat kijken naar een dashboard waarop al je KPI’s zijn samengevat. Is alles groen, gaat alles OK. Maar zodra je rode gebieden gaat zien, moet je alert zijn en even checken wat er aan de hand is.

Alle data inzichtelijk

Natuurlijk kunnen we meer in kaart brengen dan alleen financiële gegevens. Zo kunnen we ook inzichtelijk maken hoe lang het gemiddeld duurt voor je klanten een medewerker aan de lijn krijgen, hoeveel telefoontjes niet worden beantwoord en hoe lang een gemiddeld telefoongesprek duurt. Onlangs heb ik de data van een voetbalclub onder handen genomen: hoeveel wedstrijden zijn er gewonnen, hoeveel verloren, hoe staat het met het ledental en met de groei over de afgelopen jaren per leeftijdscategorie? Als je dan bijvoorbeeld ziet dat er het afgelopen jaar een grote groei was bij de jeugd onder de 10 jaar, kun je daar op inspelen. Kortom, als er een databron is – en daar heeft elke organisatie er wel een aantal van – kun je die met Power BI inzichtelijk maken.

Van inzicht naar prognoses

Het is altijd interessant om met gegevens aan de slag te gaan, maar persoonlijk vind ik het het meest interessant om met financiële gegevens te werken en dan vooral om een prognose te maken op basis van gegevens van de afgelopen maanden. Met Power BI kun je een klant een tool in handen geven waarmee hij op elk willekeurig moment kan zien hoe hij of zij er over bijvoorbeeld drie maanden voorstaat. Dat vind ik, met mijn financiële achtergrond, het meest interessant en is ook het meest uitdagend om te realiseren. Het in kaart brengen van telefoonstatistieken kun je visueel heel aantrekkelijk maken en de statistieken van een voetbalclub spreken misschien meer aan. Maar in het geval van financiële rapportages heb je met veel meer variabelen te maken waar je rekening mee moet houden. Als je bijvoorbeeld een liquiditeitsprognose wilt maken voor de komende maanden heb je wel 20 of 25 variabelen waar je rekening mee moet houden. ‘Als veld x groter is dan veld y is de kans groter dat je over drie maanden een verlies maakt van een z bedrag’, dat soort verbanden. En dat combineer je nog eens met gegevens uit een CRM-systeem, zoals verkoopkansen of leads etc. Rekening houden met externe factoren zoals het weer of een tweet van Trump, dat kunnen we nog niet. Maar wat niet is, kan nog komen.