• Home
  • Nieuws
  • Afspraken plannen met FindTime van Microsoft

Bent u ook veel tijd kwijt aan het prikken van een datum om een zakelijke afspraak te plannen? Zeker wanneer we met collega’s én externe contacten een afspraak willen inplannen, gaat er veel tijd zitten in agenda’s vergelijken, voorstellen doen voor datum en tijd en de bijbehorende e-mails over en weer. Daar is een oplossing voor: met FindTime van Microsoft is een datum gemakkelijk geprikt. Meer tijd besteden aan het kiezen van datum en tijd voor een vergadering dan aan de vergadering zelf is daarmee verleden tijd.

Wat is FindTime?

FindTime is een toepassing uit de Microsoft-suite om op een snelle en gemakkelijke manier een datum te prikken en een (zakelijke) afspraak te maken. FindTime zoekt op basis van beschikbaarheid van de genodigden naar de meest geschikte data en tijdstippen in de agenda’s en zet deze in een poll. Vervolgens kunnen de deelnemers stemmen om hun voorkeuren aan te geven en eventueel nog alternatieve data en tijdstippen toevoegen. Uiteindelijk kiest FindTime het best passende moment en verstuurt een uitnodiging naar de genodigden.

Een afspraak plannen met FindTime

Om FindTime te kunnen gebruiken, moet de organisator beschikken over een geldige Office 365 of Microsoft 365 licentie (Outlook / Exchange Online) en FindTime installeren. De ontvangers hoeven dit niet, van hen moet alleen een e-mailadres bekend zijn. Wanneer de organisator FindTime geïnstalleerd heeft, kan een afspraak als volgt gepland worden.

Stap 1: Stel een nieuw e-mailbericht op in Outlook en vul de e-mailadressen in van de genodigden. In het tabblad ‘Bericht’ in het e-mailbericht klikt u op ‘New Meeting Poll’.

FindTime stap 1

Stap 2: Er verschijnt direct een kolom naast de e-mail met de meest geschikte tijdstippen voor de deelnemers. Deze kunt u selecteren voor de poll.

FindTime stap 2

Stap 3: FindTime verstuurt nu een uitnodiging met de te kiezen opties naar de genodigden.

FindTime stap 3

Er wordt in de agenda’s direct een tijdelijke reservering gemaakt, zodat hier geen andere afspraken overheen gepland kunnen worden.

FindTime stap 3

Stap 4: De genodigden vullen de poll in. De organisator kan de poll realtime inzien en indien gewenst de status checken.

FindTime stap 4

Stap 5: Als alle genodigden gereageerd hebben, dan wordt de afspraak automatisch gepland door FindTime. Hier ontvangt u een melding van. De overige reserveringen worden dan weer uit de agenda’s gehaald. De genodigden ontvangen ook een melding, en deze kunnen zij accepteren of weigeren, zoals bij een regulier Outlook vergaderverzoek.

FindTime stap 5

Koppeling met Microsoft Teams

Maakt uw organisatie gebruik van Microsoft Teams? Bij het invullen van de tijdstippen voor de poll, kan er dan ook gekozen worden voor een online Teams meeting in plaats van een ‘fysieke’ vergadering. U selecteert daarvoor de optie ‘Teams-vergadering’, in plaats van een locatie in te vullen. Wanneer de afspraak gepland is staat er een link voor deelname in de Outlook-afspraak.

FindTime koppeling met Microsoft Teams

Door: Nigel Buis – Business Consultant Managed Services


Vond u dit interessant?

Meld u aan voor de maandelijkse Solipsis nieuwsbrief en blijf op de hoogte van relevante IT-ontwikkelingen.

Aanmelden voor de nieuwsbrief


Meer informatie

Wilt u meer weten over FindTime, Teams of andere Microsoft toepassingen en hoe dit binnen uw organisatie gefaciliteerd kan worden? Of heeft u behoefte aan een praktische training? Wij vertellen u er graag meer over. Neem gerust contact op om te bespreken op welke manier Solipsis u van dienst kan zijn. Liever door ons benaderd worden? Laat dan hieronder uw gegevens achter.

Neem contact met mij op.