• Home
  • Nieuws
  • Automatiseer proces werkgeversverklaring avondklok met Power Automate

Door het invoeren van de avondklok moeten mensen die niet (alleen) tijdens kantooruren werken en daarvoor naar buiten moeten, een werkgeversverklaring kunnen overleggen tussen 21.00 en 04.30 uur. Deze verklaring moet door de werkgever verstrekt worden. De werknemer vult ook nog een eigen verklaring in. Deze documenten moeten vervolgens gedeeld worden tussen werkgever en werknemer. En dat is best onhandig nu er zoveel collega’s thuiswerken. Dit proces is gelukkig gemakkelijk te automatiseren met Power Automate van Microsoft.

Wat is Power Automate van Microsoft?

Met Microsoft Power Automate (voorheen Flow) kunt u eenvoudig werkstromen en werkprocessen of bedrijfsprocessen automatiseren. Zonder enige tussenkomst door u of een andere gebruiker! Met Microsoft Power Automate maakt u ‘flows’ (werkstromen) tussen applicaties, documenten en bestanden. Op die manier worden met name repeterende taken geautomatiseerd, waardoor u efficiënter en productiever kunt werken en uw organisatie dus kostbare tijd bespaart.

Hoe werkt Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate wordt in de basis ingericht vanuit de browser. Als u binnen uw licentie de beschikking heeft over Microsoft Power Automate dan kunt u de applicatie openen via https://portal.office.com of direct via https://emea.flow.microsoft.com/nl-nl. U kunt vanuit hier kant-en-klare oplossingen aanklikken om uw werk efficiënter en productiever uit te voeren of zelfs uit handen te geven. Via het Sjablonen scherm klikt u direct een oplossing aan.

Afb1 startscherm Microsoft Power Automate

Na het koppelen van de juiste applicaties en diensten, gaat Microsoft Power Automate van start. Dit is een voorbeeld van Robotic Process Automation (RPA).

Naast basale koppelingen is het ook mogelijk om bijvoorbeeld Machine Learning te gebruiken voor het herkennen van objecten of teksten. Voorheen was Machine Learning alleen weggelegd voor grote multinationals. Nu is het binnen handbereik voor het MKB.

Voorbeeld: proces ‘werkgeversverklaring avondklok’ automatiseren

Dit actuele voorbeeld hebben wij uitgewerkt om te laten zien hoe snel en eenvoudig u processen kunt automatiseren zodat u zich kunt focussen op uw business. Het gaat om het volgende proces: opstellen, goedkeuren en delen van een werkgeversverklaring in verband met de avondklok.
NB: Solipsis heeft niet gekeken naar de juridische (on)mogelijkheden.

In dit voorbeeld kan een medewerker zelf een werkgeversverklaring avondklok aanvragen. Dit doet de medewerker via Microsoft Forms. In drie simpele stappen bepaalt het de inhoud van de werkgeversverklaring avondklok.

Stap 1: Gegevens invullen

De betreffende manager wordt opgezocht vanuit Microsoft 365 en alle gegevens van de medewerker en manager worden door de robot onthouden.

Afb2 Gegevens invullen via Forms Microsoft Power Automate

De flow van het proces ziet er als volgt uit:

Afb3 flow Microsoft Power Automate

Stap 2: Goedkeuren

Na het invullen zal de manager in Outlook (en de Flow App) een Approval (goedkeurstroom) krijgen.

Afb4 goedkeuren verzoek Microsoft Power Automate

De manager keurt in dit geval het verzoek goed, eventueel met een opmerking.

Afb5 goedkeuren Microsoft Power AutomateAfb6 goedkeuren Microsoft Power Automate

Stap 3: Delen

Vervolgens krijgt de medewerker een e-mail met een volledig ingevuld formulier.

Afb7 delen Microsoft Power AutomateAfb8 delen Microsoft Power Automate

De mogelijkheden van Microsoft Power Automate zijn eindeloos

Het hierboven besproken voorbeeld is slechts een eenvoudig proces. Verschillende elementen kunnen verder uitgewerkt en geautomatiseerd worden. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk om:

  • Een PDF-bestand van het Wordsjabloon te genereren;
  • Een of meerdere documenten digitaal te signeren die juridisch geldig zijn;
  • Een eigen verklaring (ingevuld) mee te sturen;
  • Een lijst bij te houden van alle aangevraagde en uitgegeven werkgeversverklaringen;
  • etc.

Er zijn veel verschillende standaard templates beschikbaar. Denk aan het opslaan van e-mailbijlagen in OneDrive voor bedrijven, automatische e-mails verzenden bij toevoeging van een document in Microsoft Sharepoint, diverse soorten herinneringen of meldingen instellen of zelfs Facebook-berichten bijhouden in een Microsoft Excel-bestand.

Of het nu standaard koppeling is of een eigen gemaakte API-koppeling, een “Flow” start altijd met een trigger:

  • Automatisch (op basis van input)
  • Handmatig (op basis van gebruikersinteractie) of
  • Tijdsgebonden (planning)

Daarnaast is het mogelijk om een bureaubladstroom of een bedrijfsprocesstroom te maken. Erg handig voor de integratie met legacy applicaties en het begeleiden van collega’s.

Integratie met andere M365 applicaties

U kunt met Microsoft Power Automate standaard verbinding maken met meer dan honderd gegevensbronnen. Hieraan worden voortdurend nieuwe bronnen toegevoegd. Enkele voorbeelden van gegevensbronnen en -services zijn:

  • SharePoint
  • Dynamics 365
  • OneDrive voor Bedrijven
  • Teams
  • Forms
  • Word
  • Excel
  • Azure
  • Business Central

Door: Nigel Buis – Business Consultant Managed Services


Vond u dit interessant?

Meld u aan voor de maandelijkse Solipsis nieuwsbrief en blijf op de hoogte van relevante IT-ontwikkelingen.

Aanmelden voor de nieuwsbrief


Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie of zelf aan de slag?

Zoals u in dit blogartikel kunt lezen, zijn de mogelijkheden van Microsoft Power Automate eindeloos! Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw bedrijf en hoe dit binnen uw organisatie gefaciliteerd kan worden? Of heeft u behoefte aan een praktische training? Wij vertellen u er graag meer over. Neem gerust contact op om te bespreken op welke manier Solipsis u van dienst kan zijn. Óf stel uw vragen tijdens het Solipsis Spreekuur! Plan een gratis adviesgesprek in met één van onze experts:

Plan een gratis adviesgesprek

Liever door ons benaderd worden? Laat dan hieronder uw gegevens achter.

U kunt natuurlijk ook zelf aan de slag met Power Automate! Microsoft geeft u allerhande tips hoe u zelf processen kunt automatiseren. Lees alle documentatie van Microsoft hier.

    Neem contact met mij op.