• Home
  • Nieuws
  • Microsoft Bookings: slim en efficiënt zakelijke afspraken plannen

Zelf een afspraak inplannen via een reserveringssysteem kennen we als consument allemaal wel, bijvoorbeeld bij de kapper of een restaurant. In deze periode waarin “op afspraak” een vereiste is, is een dergelijke oplossing ook binnen de zakelijke dienstverlening van toegevoegde waarde. Die oplossing is beschikbaar binnen de Microsoft 365 suite, namelijk Microsoft Bookings. Uw klanten of collega’s kunnen met Bookings zelf afspraken plannen, zonder dat dit u tijd kost. In dit artikel leggen wij uit wat Microsoft Bookings is en hoe u het kunt gebruiken.

Wat is Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings is een online reserveringssysteem, waarmee het inplannen van afspraken geautomatiseerd kan worden. Het is een digitaal alternatief voor het telefonisch of per e-mail plannen van afspraken. Door de integratie met uw Office-agenda zorgt het ervoor dat, als u dat wil, er rekening wordt gehouden met andere afspraken in uw agenda. Hierdoor zijn dubbele afspraken verleden tijd. Uw klanten (of collega’s) kunnen 24/7 afspraken reserveren op de momenten dat het u uitkomt. Indien gewenst kan er automatisch een Teams-meeting aangemaakt worden. Daarnaast kunnen, indien u dat instelt, uw klanten zelf de afspraak annuleren of verplaatsen. Bookings is heel eenvoudig te integreren op bijvoorbeeld uw website of zelfs uw Facebook-account.

Is Bookings inbegrepen binnen mijn Microsoft licentie?

Bookings is standaard beschikbaar en actief voor Microsoft 365 Business Premium, A3, A5, E3 en E5 klanten. Weet u niet welke licentie u heeft en of het geactiveerd is? Ga naar de overzichtspagina van uw Microsoft account en klik op “Abonnementen”.

Hoe werkt Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings kunt u openen via https://portal.office.com of https://outlook.office.com/bookings/homepage. De eerste keer dat u Bookings gebruikt moet u wat wat algemene gegevens invullen, zoals de bedrijfsgegevens, openingstijden en een logo invoegen. Vervolgens ziet u het volgende scherm:

Microsoft Bookings startpagina

Bovenin het scherm ziet u diverse stappen die u kunt doorlopen om Microsoft Bookings verder in te richten en te personaliseren. Daaronder ziet u de reserveringen die gedaan zijn in de afgelopen maand. Aan de linkerkant is het menu:

  • Bedrijfsnaam: Hier kunt u op het pijltje naar beneden klikken om andere Bookings agenda’s te aan te maken en te beheren. Dit is handig wanneer u een specifieke service wil aanbieden voor bijvoorbeeld een bepaalde klant, of juist voor intern gebruik.
  • Start: Hier vindt u de beginpagina.
  • Agenda: Hier ziet u een agendaoverzicht van alle “medewerkers” (agenda’s) die zijn toegevoegd.
  • Reserveringspagina: De reserveringspagina is het totaaloverzicht van alle services (diensten/afspraken) die u kunt plannen. Op deze pagina kunt u de kleuren en instellingen aanpassen voor het maken van de reservering. Zo kunt u bepalen op welke dagen en in welke tijdsintervallen geboekt kan worden en wat de algemene beschikbaarheid is. Dit kunt u per “service” (zie uitleg hieronder) aanpassen.
  • Klanten: Hierin staan alle klanten die ooit een afspraak hebben geboekt. U kunt hierin zelf klanten aanmaken en notities bijhouden.
  • Medewerkers: Bij medewerkers kunt u aangeven welke medewerkers onderdeel zijn van de reserveringsagenda en welke rol zij hebben. Er is de rol gast, lezer en beheerder. Een gast kan enkel gegevens van een klant inzien en geen aanpassingen maken. Een lezer kan dat wel. Een beheerder kan alle instellingen aanpassen.
  • Services: Een service is een dienst of een afspraak die geboekt kan worden. Zo kunt u de duur van de afspraak instellen en hoeveel personen op een tijdslot kunnen boeken. Voor online afspraken is het mogelijk om een Microsoft Teams meeting automatisch aan te laten maken. Hierin bepaalt u ook de (eventuele) prijs en welke notificaties uw klant moet krijgen. Reeds gemaakte services krijgen een unieke URL/verwijzing. Hierdoor kunt u rechtstreeks een bepaalde dienst/afspraaktype aanbieden, bijvoorbeeld op uw website.
  • Bedrijfsgegevens: Op deze pagina kunt u algemene instellingen aanpassen, zoals adresgegevens en openingstijden.
Hoe gebruikt Solipsis Microsoft Bookings?

Solipsis gebruikt Microsoft Bookings op twee manieren. Als eerste zetten wij Bookings in voor het Solipsis Spreekuur. Voor het Spreekuur hebben we Bookings geïntegreerd op onze website. Mogelijk toekomstige klanten kunnen hier vrijblijvend een gratis adviesgesprek inplannen om zijn/haar vragen te stellen aan één van onze experts. Er wordt automatisch op beschikbaarheid een afspraak met een consultant gepland.

Daarnaast zetten wij Bookings in voor het plannen van afspraken met klanten. Het gaat daarbij om werkzaamheden die voor een groot aantal gebruikers uitgevoerd moeten worden.  Zo heeft collega Kevin van Honk voor 61 medewerkers binnen één organisatie aanpassingen gedaan. De reserveringen werden door die 61 medewerkers zelf ingepland op basis van tijdsblokken die beschikbaar zijn gemaakt. Middels e-mailnotificaties wist iedere medewerker wat hij/zij moest doen om de stappen zo snel mogelijk uit te voeren. Dit alles is van tevoren in te stellen, helemaal automatisch. Het heeft Kevin naar schatting 12 tot 16 uur (!!) gescheeld in het plannen van deze afspraken. En dat is niet alleen een prettige tijdsbesparing voor Kevin, maar óók een flinke besparing voor onze klant.

Extra voordelen van Bookings

Indien u (vergader)ruimtes heeft die geboekt moeten worden (zeker nu, vanwege Corona), dan is het mogelijk dat uw medewerkers de ruimte boeken in Bookings. Dit zorgt ervoor dat inzichtelijk is welke ruimte en/of verdieping met welke bezetting geboekt is.

Tot slot is Microsoft Bookings een veelgebruikt middel om in de COVID19 tijd de “winkel” open te houden, omdat alles gepland en voorspelbaar moet zijn. Voor uw onderneming kan een relatief eenvoudig middel als Microsoft Bookings ook ingezet worden zodat uw onderneming bereikbaar blijft.

Door: Nigel Buis – Business Consultant Managed Services


Vond u dit interessant?

Meld u aan voor de maandelijkse Solipsis nieuwsbrief en blijf op de hoogte van relevante IT-ontwikkelingen.

Aanmelden voor de nieuwsbrief


Meer informatie

Wilt u meer weten over Bookings, Teams of andere Microsoft toepassingen en hoe dit binnen uw organisatie gefaciliteerd kan worden? Of heeft u behoefte aan een praktische training? Wij vertellen u er graag meer over. Neem gerust contact op om te bespreken op welke manier Solipsis u van dienst kan zijn. Liever door ons benaderd worden? Laat dan hieronder uw gegevens achter.

    Neem contact met mij op.