• Home
  • Nieuws
  • Optimaal hybride werken met Microsoft Teams Rooms

De coronamaatregelen worden stapje voor stapje versoepeld en het openingsplan is in werking getreden. Dat betekent dat er weer meer mensen (af en toe) op kantoor gaan werkenDe meeste organisaties blijven (deels) thuiswerken stimuleren en gaan dus voor een hybride vorm van werken. Hoe kun je toch effectief samenwerken en vergaderen, wanneer sommige collega’s op kantoor en anderen vanuit huis werken? De oplossing: Microsoft Teams Rooms. Is jouw organisatie klaar voor hybride vergaderen? 

Waarom een Microsoft Teams Room voor hybride vergaderen?

De grootste uitdaging van hybride vergaderen is om gelijkwaardig te vergaderen: deelnemers die online deelnemen moeten optimaal kunnen vergaderen, alsof zij fysiek aanwezig zijn. Dat betekent: met hoge kwaliteit audio en video en gemakkelijk content kunnen delen met alle deelnemers – in dezelfde ruimte en daarbuiten. En graag zónder dat de eerste 15 minuten van iedere meeting verloren gaan aan het werkend krijgen van apparatuur en een goede verbinding. Een succesvolle hybride vergadering staat of valt met goed werkende apparatuur en het juiste gebruik daarvan.   

Goed nieuws: hybride samenwerken is mogelijk met Microsoft Teams RoomsMet de juiste hardware kun je iedere vergaderruimte inrichten als hybride vergaderruimte met gebruik van Microsoft Teams. Geheel op maat, volledig ingericht op basis van de wensen en behoeften van jouw organisatie. 

Bekijk via deze link een virtuele rondleiding door Microsoft Teams Meeting Rooms.

Hoe werkt een Microsoft Teams Room?

Een Teams Room is een vergaderruimte die geschikt gemaakt is om zowel online als fysiek samen te werken en te vergaderen. Met de juiste hardware kun je met één druk op de knop een Teams meeting starten, waarbij alle genodigden optimaal kunnen deelnemen, op welke locatie zij zich ook bevinden. Net als tijdens een ‘normale’ online Teams meeting kun je communiceren via video, scherm delen en content delen via chat. Hoe de ruimte precies ingericht moet worden, is helemaal afhankelijk van de wensen van jouw organisatie.  

Microsoft Teams Rooms - kleine ruimte Teams Meeting Rooms - grote ruimte
Voorbeelden van een kleine en grote ruimte, ingericht als Teams Meeting Rooms.

Welke hardware heb ik nodig voor hybride vergaderen?

Het is niet ingewikkeld om een bestaande vergaderruimte te veranderen in een Teams Meeting Room. De mogelijkheden wat betreft hardware zijn echter eindeloos, dus je zult keuzes moeten maken. Laat je goed adviseren en neem de volgende zaken in overweging bij het maken van keuzes voor hardware: 

  • Met wie werk je samen?  

Vergader je alleen met collega’s, of ook met ‘externen’ zoals klanten en leveranciers?  

  • Is er al hardware in de ruimte aanwezig? 

Denk aan een scherm en audioapparatuur. Is dit geschikt om hybride te kunnen werken, of kan dit aangepast worden?  

  • Wil je naast Microsoft Teams ook andere platforms ondersteunen?  

Denk aan Zoom, Webex, etc.   

  • Waarvoor wordt de ruimte (nog meer) gebruikt?   

Is het puur een vergaderruimte, of worden er bijvoorbeeld ook presentaties of trainingen gegeven? Wordt de ruimte ook gebruikt als werkplek? 

  • Hoe groot is de ruimte? 

Voor een grote ruimte heb je andere hardware nodig dan voor een kleine ruimte. Denk aan een betere camera met scherper beeld, een groter scherm en eventueel extra microfoons.  

  • Hoeveel deelnemers zijn er in de ruimte aanwezig?  

Met hoeveel personen moet de ruimte te gebruiken zijn? Houd hier rekening mee bij het kiezen van hardware (bijvoorbeeld het soort camera en audio-apparatuur) en de inrichting van de ruimte (de stand van de camera, maar ook het meubilair). 

  • Hoe is de ruimte te reserveren? 

Welk systeem gebruik je om de ruimte te reserveren? Is de beschikbaarheid voor iedereen inzichtelijk?

Door: Nigel Buis, Business consultant 


Meer weten over hybride vergaderen met Microsoft Teams Rooms? 

Wil je meer weten over Microsoft Teams Rooms, hardware om hybride te kunnen vergaderen en hoe dit binnen jouw organisatie gefaciliteerd kan worden? Of heb je behoefte aan een praktische training? Wij vertellen je er graag meer over. Vul het formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.